샌프란시스코 조달 시스템 개선을 위한 제언

이미지 출처：https://www.spur.org/news/2025-04-22/how-san-francisco-can-improve-public-services-and-lower-costs-qa-nicole-neditch

샌프란시스코의 조달 시스템은 도시 운영의 중요한 측면이다. 160억 달러가 넘는 연간 예산의 3분의 1 이상이 이 막대한 지출로 이루어지며, 이는 주민뿐만 아니라 더 넓은 지역 경제에도 영향을 미친다. 조달 시스템은 서비스 전달을 향상시키고 지속 가능한 관행을 촉진하는 것을 목표로 하고 있지만, 다양한 도시 법령의 100개 이상의 섹션에 반영된 규제의 복잡성은 종종 의도한 결과를 가져오지 않는다. 도시 직원과 공급업체 모두 복잡한 규정 준수 환경에서 길을 찾는 데 어려움을 겪고 있다. 그 결과 조달 과정은 수개월 또는 수년이 걸리며, 경쟁을 제한하고 공공 재화와 서비스의 비용을 증가시킨다. 2022–23 회계연도 동안, 도시의 제안 요청 중 거의 절반이 몇 개의 응답도 받지 못했다. SPUR의 최신 보고서 “구매력: 샌프란시스코 조달 프로세스를 개선하고 도시의 전략을 통해 더 공평한 서비스 전달의 핵심으로 만들기 위한 아홉 가지 권장 사항”에 따르면, 이러한 참여 부족은 더 깊은 문제를 암시한다. 이는 규정 준수 감독에 의존함으로써 조성된 불신의 문화이다. 해결책은 마련되어 있다. 우리는 보고서 저자인 SPUR의 거버넌스 및 경제 정책 이사인 니콜 네디치에게 샌프란시스코가 어떻게 조달 시스템을 더 효과적이고 공정하며 커뮤니티의 요구에 더 잘 응답할 수 있는지 설명하도록 요청했다.

샌프란시스코의 조달 과정이 얼마나 복잡하며 그 결과는 무엇인가?

샌프란시스코의 법적 틀에서는 조달과 관련된 규칙과 규정을 100개 이상의 섹션에 걸쳐 설명하고 있다. 이러한 규칙은 입찰 프로세스에서 어떻게 운영되어야 하는지, 조달할 수 있는 작업 및 제품의 종류, 계약자 및 하청업체에 대한 임금 및 복리후생 등을 포함한 계약 구성 요소를 다룬다. 또한, 도시 헌법에는 계약과 관련된 조항이 포함되어 있다. 계약 과정에서 도시 직원은 구매자, 윤리 위원회 및 감사관 사무소에서 설정한 규정도 준수해야 한다.

조달 과정의 복잡성은 이 과정에 참여하는 모든 사람과 이 과정에서 제공받는 서비스에 해를 끼친다. 도시 직원들은 프로젝트 관리보다는 규정 준수 요건을 충족하는 데 집중하고 있으며, 이는 효과적인 조달 과정에 해가 된다. 규정에 익숙하지 않은 공급업체는 계약 기회를 찾는 데 discouraged된다. 그리고 샌프란시스코 주민들은 경쟁 부족으로 인해 더 비싸고 품질이 낮은 재화와 서비스를 받게 된다.

당신의 연구에 따르면 도시의 조달 규칙과 규정이 의도를 약화시키고 있다고 합니다. 어떻게 그렇게 된 것인가요?

우리는 도시가 많은 바람직한 목표를 가지고 있지만, 그것들을 부분적으로 추구하는 것이 사실상 비효율적인 시스템을 만들어내고 있으며, 도시의 공평한 서비스 제공 전략을 약화시킨다는 것을 이해하게 되었습니다. 우리는 도시의 조달 풍경을 분석한 결과, 다음과 같은 일곱 가지 결론을 도출했습니다:

많은 선의의 정책들이 조달 과정을 변화시키기 위해 통과되었지만, 이는 직원과 계약자가 탐색하기 어려운 복잡한 요구 사항의 미로로 결과적으로 이어졌다. 직원 시간과 도시 자원은 가장 좋은 공급업체를 찾거나 선정된 계약을 능동적으로 관리하는 것보다 과정의 복잡성을 탐색하는 데 소모된다. 구조적 장벽은 경쟁 부족으로 이어져 도시와의 사전 관계를 가진 조직과 시스템을 탐색하는 경험이 풍부한 조직에 혜택을 준다. 문제가 발생하면 사람들에게 책임을 전가함으로써 두려움과 감독의 문화가 조성되었다. 도시가 조달 프로세스를 개선하기 위해 많은 노력을 기울였지만, 시스템의 복잡하고 분산된 특성과 제한된 자원으로 인해 변화는 느리고 점진적이다. 현재의 계약 기준 및 요건은 위험 수준이나 계약 금액에 비례하지 않는다. 가능성에 대한 집단적 이해는 시간을 절약하고 비용을 낮출 수 있는 잠재적 전략을 열 수 있다.

샌프란시스코의 조달 시스템에 관련된 사람들과의 대화에서 어떤 주제들이 나타났나요?

확실히 그렇습니다. 지난 몇 년 동안 도시가 시스템을 더 효과적으로 만들기 위해 많은 노력을 해왔다는 것입니다. 또 다른 것은 시스템을 더욱 개선하고자 하는 강한 열망이 있지만, 그렇게 하려면 장기적인 비전, 이를 수행할 자원, 그 노력을 이끌 리더 및 어려운 결정을 내릴 정치적 의지가 필요하다는 발견입니다.

SPUR는 시 관리 사무소가 조달에 중점을 두고 교차 부서 간의 시 운영을 이끌어야 한다고 주장하고 있습니다. 이 전략의 논리는 무엇인가요?

현재로서는 52개 도시 부서가 계약 과정의 다양한 측면을 관리하고 있다. COVID-19는 이 분야에서 조정된 리더십의 부족을 드러냈으며, 도시가 조달을 개선하는 데 힘을 기울이기 위해 시 관리 사무소에 정부 운영 회복 이니셔티브를 설립하게 만들었다.

하지만 조달을 관리 기능에서 전략적 우선 사항으로 끌어올리기 위해 도시 관리자는 부서 간의 조달 작업을 관리하는 명확한 권한을 부여받아야 한다. 시 관리자는 부서를 모으고, 정책을 설정하며, 기업과 도시 직원 모두를 위한 조달 경험을 개선해야 한다. 이러한 활동에 필수적인 부서 간의 조정을 촉진하기 위해 시 관리 사무소는 충분한 자원을 갖춰야 한다.

SPUR는 명확성과 효율성을 위해 계약 관련 사무소의 통합을 권장하고 도시의 필요에 가장 잘 맞는 중앙 집중식 또는 분산식 구매 구조를 결정해야 한다고 제안합니다. 궁극적으로 강력한 운영 문화와 간소화된 프로세스를 통해 샌프란시스코는 조달 시스템을 개선하고 비용 절감 효과를 실현하며 조직을 계약하게 하는 데 소요되는 시간을 단축할 수 있습니다.

당신은 10만 달러 계약이 500만 달러 계약과 거의 동일한 수준의 노력을 요구한다고 설명합니다. 이 불균형을 해결하기 위해 도시가 할 수 있는 일은 무엇입니까?

20만 달러 미만의 계약은 도시가 체결하는 계약의 총 수의 59%를 차지합니다. 최근 보고서에 따르면 도시 직원과 공급자가 이러한 계약에 과도한 에너지와 자원을 소모하고 있으며, 이는 도시 계약 지출의 1.8%에 불과합니다. 저가 계약 프로세스를 간소화하면 직원들이 도시의 구매력의 대부분을 나타내는 계약을 체결하고 관리하는 데 더 집중할 수 있게 된다. 우리는 또한 전문가 및 기술 서비스에 대한 위임된 부서 구매 권한, 즉 Prop. Q를 확대하여 소규모 계약 요구에 더 빠르게 대응할 것을 권장합니다.

조달이 정책의 도구가 되고, 도시가 이 도구를 더 효과적으로 사용할 수 있는 방법은 무엇인가요?

도시가 어떻게 돈을 지출하는지는 지역 경제에 상당한 영향을 미친다. 샌프란시스코는 계약 정책 요구 사항을 여러 개 도입하여 불평등을 줄이고 주민의 건강, 복지 및 재정적 안정을 보호하고자 했다.

이러한 요구 사항의 의도는 칭찬할 만하지만, 이 모든 것에 대한 규정 준수는 소규모 비즈니스에게 고Barrier를 만든다. 이는 도시의 목표인 지역 투자를 증가시키고 공정한 계약을 보장하려는 노력을 약화시키고 있다. 최근에는 조달 절차를 간소화하여 제한 사항과 처리 시간을 줄이는 입법 노력이 긍정적이지만, 이러한 노력이 전반적인 문제를 포괄적으로 해결하지 않기 때문에 종종 새로운 규칙과 추가 직원 교육의 형태로 복잡성을 추가한다.

시가 사회적 목표를 달성하기 위해 조달 정책을 보다 효과적으로 활용하려면, 목표를 명확히 하고, 정책을 정렬하며, 구현 영향을 분석하는 체계적인 접근 방식을 취해야 한다. 이러한 평가를 입법 과정에 통합함으로써 도시가 제안된 요구 사항이 유익할 뿐만 아니라 실현 가능하고 더 넓은 조달 목표를 지원하도록 할 수 있다.

당신의 보고서는 규정 준수 기반에서 신뢰 기반의 책임으로 전환할 필요성을 강조하고 있습니다. 신뢰 문제의 원인은 무엇인가요? 이러한 문제가 서비스 제공에 어떤 영향을 미쳤고, 도시가 어떻게 결과를 개선할 수 있을까요?

계약과 관련된 소송과 스캔들은 정부에 대한 대중의 신뢰를 저하시켰다. 도시는 이를 해결하기 위해 계약자에 대한 더 많은 요구 사항과 규칙을 따르지 않는 직원에게 더 많은 결과를 부여했다. 아이러니한 것은 복잡한 절차가 사실상 부패를 발견하는 데 방해가 되며, 감독과 장벽이 증가함에 따라 조달이 더 소모적이고 시간이 오래 걸리게 한다는 것이다.

비극적으로도 이러한 과정이 더 나은 결과로 이어지고 있지 않다. 공급자가 도시의 요구를 충족하지 않을까 두려워하는 직원들은 도시의 필요에 맞지 않거나 최적의 공급업체 선택을 고려하지 않은 지나치게 구체적인 작업 범위에 의존하는 경향이 있다. 이러한 규정 준수 중심의 사고방식은 대안 방법과 혁신적 사고를 제한하여 원하는 결과를 달성하는 데 더 적합할 수 있다.

그렇기 때문에 SPUR은 도시의 초점을 규정 준수 및 위험 완화에서 성공적인 결과 관리로 전환할 것을 추천한다. 도시가 계약에 대한 보다 민첩하고 실험적인 접근 방식을 채택해야 한다. 이를 위해 RFP 및 작업 범위를 작성하는 방법과 직원이 프로젝트를 관리하는 방식도 변경해야 한다.

보고서에 따르면 조달 과정은 계약자에게 여러 장애물로 가득 차 있습니다. 도시가 계약자의 경험을 개선할 수 있는 방법은 무엇인가요?

신규 계약자 및 소규모 지역 비즈니스에 대한 시스템 접근성을 높임으로써 경쟁이 증가할 수 있으며, 이는 도시와 계약자 모두에게 유익하다. 도시는 서비스 제공 기회를 발견하고 지원하는 과정에서 세 가지 조치를 취해야 한다. 첫째, 시 관리자는 사용자 디자인 및 연구 분야의 전문가들이 포함된 디지털 서비스 팀 내에서 조달 개선 사항을 우선시해야 한다. 이 팀은 계약서 작성 과정을 간소화하고 공급업체 신청 경험을 개선할 수 있다. 둘째, 도시는 계약 기회의 중앙 플랫폼을 개발해야 한다. 이상적으로 SF 시시 파트너 포털은 모든 계약 정보의 주요 출처로 사용되어야 한다. 셋째, 도시는 조달 프로세스를 더욱 자동화하여 행정적 부담을 최소화하고 규정 준수를 강화해야 한다.

SPUR는 사용자 피드백을 포함한 실험 및 학습 접근 방식을 채택하여 지속적인 개선을 보장해야 한다고 권장합니다. 우리는 또한 공정성, 효율성, 품질 및 사용자 경험을 추적하기 위한 주요 성과 지표를 설정해야 한다고 제안합니다. 마지막으로, 이러한 지표는 투명성과 책임을 촉진하기 위해 공개적으로 보고되어야 한다.

예상했던 것처럼 조달 시스템이 발전하는 과정에서 종합적인 사용자 경험을 책임질 수 있는 시 내의 기관은 없다. 도시가 직원과 잠재 공급업체가 시스템을 더 잘 탐색할 수 있도록 도울 수 있는 방법은 무엇일까요?

보고서를 조사하면서 우리는 샌프란시스코의 조달 시스템을 운영하기 위한 직원 교육 및 기술 지원의 지속적인 필요성을 들었습니다. SPUR는 시 관리 사무소가 시 직원과 공급업체를 위한 포괄적인 리소스와 교육 자료를 개발해야 한다고 권장합니다. 이러한 리소스에는 명확한 프로세스 맵과 지침 문서가 포함되어야 한다. 추가로, CAO는 사전 승인된 공급업체 목록 및 협력 계약의 사용에 대한 명확성을 부여해야 하며, 계약 직원의 승계 계획과 전문성을 지원하여 인재를 유치하고 유지해야 한다. 소규모 부서, 계약 전담 인력이 부족한 부서는 중앙 지원을 받도록 해야 한다. 도시 전체의 실무 커뮤니티를 조성하여 정보와 모범 사례를 공유하도록 촉진해야 한다.

내부 협력을 지원하는 것 외에도 이 보고서는 도시가 외부 파트너와의 협력 및 영감을 찾는 방안을 모색해야 한다고 결론 짓고 있습니다. SPUR는 어떤 전략을 제안하나요?

도시가 필요 없는 것을 혁신할 필요가 없는 만큼, 필요에 따라 계약자를 활용하는 풀을 구성하고 협력 계약을 사용하는 것은 좋은 방법이다. 이러한 두 가지 전략은 필요한 제안 요청의 수를 줄이고 시간을 절약할 수 있다. 도시는 협력 계약을 활용할 때 지역 요건을 면제하도록 행정 코드를 업데이트하고, 부서 간 및 외부에서의 공유 및 재사용을 촉진하기 위해 모든 계약이 체결된 중앙 저장소를 만들어야 한다. 또한 계약 템플릿에 기본적인 언어를 추가하고, 다른 부서나 외부 기관에서 추가 조치 없이 사용할 수 있도록 해야 한다. 마지막으로, 주 및 지방 계약 메커니즘인 캘리포니아 다수 계약 일정과 같은 것을 활용하여 일반 상품 및 서비스의 조달을 더 신속하고 비용 효율적으로 진행해야 한다. 결론적으로, 지역 정부 간 자원 공유를 늘림으로써 전체 조달 비용을 낮출 수 있습니다.